Idag arbetar många företag allt mer med att automatisera olika delar av sin administration. En bakomliggande orsak är ofta tidsbrist, då administration kan uppta en stor del av verksamhetstiden. Detta är särskilt vanligt när det gäller små och medelstora företag.
En ny form av automatisering kallas för RPA, detta är robotic process automation som är en teknologi som baserar sig på digitala AI-medarbetare. Detta används för BPA eller “business process automation”, och kan transformera ett företags administrativa process.
En digital medarbetare
Genom att automatisera sitt företags administration går det alltså att spara stora mängder tid som då kan läggas på annat, som marknadsföring eller att öka den vinstgivande arbetstiden i företaget. Automatisering ger också möjlighet att bättre säkerställa kvaliteten på arbetet. När det gäller administration är det repetitiva arbeten som enklast kan automatiseras. Med hjälp av ett RPA-system går det att se hur den mänskliga administratören arbetar i ett grafiskt användargränssnitt. Automatiseringen genomför sedan samma sekvens av aktioner i gränssnittet för att utföra olika administrativa uppgifter. Ett RPA-verktyg kan också flytta data mellan olika system. Det kan till exempel ta emot e-post som innehåller viss information, extrahera denna och föra in det i ett annat administrativt system.
Flera fördelar med automatisering
En digital medarbetare har fördelen att den kan arbeta dygnet runt, vilket gör att effektiviteten blir mycket högre än om en människa gör samma arbete. Det är också ett bra sätt att se till att alla administrativa ärenden hanteras på samma sätt, utan att den mänskliga faktorn ställer till det och skapar små fel på många ställen. Med hjälp av automatisering går det också att avlasta de anställda på företaget, som inte behöver göra repetitiva arbetsuppgifter, vilket tar mycket tid från andra nödvändiga uppgifter.
Förutsättningar i företaget
För att en administrativ process ska kunna automatiseras behöver det finnas en god kännedom kring hur den utförs. Faktorer som måste kartläggas är vilka val som finns i processen, vilken information som krävs och var den lagras och hämtas. Här skiljer sig en digital medarbetare från en mänsklig sådan, då en människa kan fatta nya beslut när något inte helt stämmer med förväntningarna. Detta kan inte en digital medarbetare göra. Därför bör processen brytas ner på detaljnivå, för att skapa möjlighet till automatisering.